Klokkenluidersregeling lokaal bestuur

De klokkenluidersregeling van lokaal bestuur De Panne is gebaseerd op het decreet van 18 november 2022 houdende wijziging van het bestuursdecreet (BS: 1 december 2022, IWT 11 december 2022).

Welke meldingen?

Als melder kan je een melding doen over inbreuken die gebaseerd zijn op informatie die je uit je werkomgeving verkreeg.

Om over een inbreuk in het kader van de klokkenluidersregeling te spreken, moet het gaan over een handeling of een nalatigheid die onrechtmatig is of die de regelgeving schendt. Mogelijke voorbeelden zijn:

• overheidsopdrachten (bv. je stelt vast dat er iets werd aangekocht dat niet dringend is, zonder dat er een bestelaanvraag werd gedaan en dat die werd goedgekeurd)
• financiën (bv. je stelt vast dat een medewerker van het lokaal bestuur het rekeningnummer van een leverancier niet juist heeft ingevoerd, maar mogelijks zijn/haar eigen rekeningnummer gebruikt heeft)
• productveiligheid en productconformiteit (bv. je stelt vast dat een machine of een toestel waarmee het lokaal bestuur werkt, niet aan de veiligheidsvoorschriften voldoet)
• vervoersveiligheid (bv. je stelt vast dat een medewerker van het lokaal bestuur rondrijdt met een voertuig waarvan de zijspiegel afgebroken is)
• milieubescherming (bv. je stelt vast dat een medewerker van het lokaal bestuur onkruid aan het bestrijden is met een product dat daarvoor niet meer gebruikt mag worden)
• veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn (bv. je stelt vast dat er voeding wordt geserveerd waarvan het niet duidelijk is wanneer die werd bereid of sinds wanneer die in de diepvries zit)
• volksgezondheid (bv. je stelt vast dat een medewerker van het lokaal bestuur de gezondheid van anderen in gevaar brengt door niet omzichtig om te springen met chemische producten)
• consumentenbescherming (bv. je stelt vast dat een medewerker van het lokaal bestuur een door een klant aangekocht item opstuurt dat al beschadigd is)
• bescherming van de persoonlijke levenssfeer en van persoonsgegevens (GDPR) en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen (bv. je stelt vast dat een medewerker van het lokaal bestuur ergens documenten met persoonlijke gegevens van anderen heeft achtergelaten en door iedereen zomaar kunnen worden ingekeken);
• sociale fraudebestrijding (bv. je stelt vast dat een medewerker van het lokaal bestuur met een dienstwagen rijdt voor privégebruik).

Een melding is iets anders dan een klacht.

Wie kan melden?

Elke persoon die in het kader van een werkrelatie informatie verkreeg over inbreuken kan een melding maken (ook als de werkrelatie inmiddels beëindigd is) Het gaat dus ruimer dan enkel personeelsleden van het lokaal bestuur. Ook externen die via hun werk met het lokaal bestuur De Panne in contact komen, kunnen een melding maken. 

Het gaat dus over: 

• (ex-)werknemers (statutair en contractant)
• vrijwilligers
• stagiairs
• sollicitanten (informatie over inbreuken verkregen tijdens wervingsprocedure)
• consultants / freelancers
• aannemers en leveranciers en hun werknemers 
   

Waar kan je melden?

Intern meldkanaal

Algemeen directeur Wim Jonckheere, Zeelaan 21 - 8660 De Panne, +32 491 99 02 32, klokkenluider@depanne.be.

De kwaliteits- en risicomanager fungeert als back-up van de algemeen directeur bij diens afwezigheid.

Extern meldkanaal 

Je kan voor een externe melding terecht bij Audit Vlaanderen, via mail melding.audit@vlaanderen.be, via telefoon 02 553 45 55 of per post:
Audit Vlaanderen, Havenlaan 88 bus 24 - 1000 Brussel.

• meer over het klokkenluiden via Audit Vlaanderen

Wie kan waar melden?

Alleen medewerkers van het lokaal bestuur kunnen een melding maken bij het interne meldkanaal. Zij kunnen ook rechtstreeks melden bij het externe meldkanaal.

Zogenaamde ‘externen’, die in het kader van een werkrelatie met het bestuur een inbreuk vaststellen (bijvoorbeeld sollicitanten, consultants …) kunnen alleen een melding van inbreuk maken bij het externe meldkanaal Audit Vlaanderen.

Vertrouwenspersoon voor medewerkers

Welke bescherming

Bij een melding via de interne en externe meldkanalen, heb je als melder de keuze om jouw naam bekend te maken als melder, of anoniem te blijven. Meld je anoniem, dan wordt jouw identiteit niet bekend gemaakt. Meld je niet anoniem en maak je jouw naam bekend, dan wordt jouw identiteit beschermd.

Als melder ben je beschermd tegen represailles van zodra het lokaal bestuur op de hoogte is van de melding. Denk bijvoorbeeld aan represailles in het kader van negatieve beoordelingen of ontslag, maar ook bij verandering van taken, financiële sancties of reputatieschade. De bescherming tegen represailles is onbeperkt in tijd.

Als melder moet je redelijke gronden hebben om aan te nemen dat wat je meldt juist is, gezien de omstandigheden en de informatie waarover je op het moment van de melding beschikt. Wie opzettelijk of bewust onjuiste of misleidende informatie meldt, geniet geen bescherming.

Als je als melder kiest om de informatie waarvan je gegronde redenen had om te geloven dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist was, openbaar te maken, moet aan één van de volgende voorwaarden voldaan zijn zodat je bescherming geniet:

• Je hebt eerst intern en/of extern gemeld, of hebt meteen extern gemeld omdat je meende dat de inbreuk intern niet doeltreffend behandeld kon worden of dat er een risico op represailles bestond. Vervolgens zijn er geen passende maatregelen genomen binnen de 3 maanden nadat de melding werd ontvangen door de algemeen directeur of Audit Vlaanderen.
• Je meent dat een van de volgende situaties zich voordoet:
  • De inbreuk kan een dreigend of reëel gevaar vormen voor het algemeen belang.
  • Er bestaat naar aanleiding van een externe melding een risico op represailles of het is niet waarschijnlijk dat de inbreuk doeltreffend wordt behandeld door de bijzondere omstandigheden van de zaak. 

Welke stappen doorlopen een interne melding?

Stap 1 - Ontvangst van een melding bij de algemeen directeur.

De algemeen directeur neemt je melding in ontvangst:

• telefonisch
• via een spraakberichtensysteem
• schriftelijk per brief of mail
• tijdens een fysieke ontmoeting

De algemeen directeur beoordeelt de ontvankelijkheid van je melding. 

De algemeen directeur neemt je melding op in een register en verstuurt je binnen een termijn van 7 kalenderdagen na de ontvangst van je melding een ontvangstmelding. 

De algemeen directeur gaat na welke kanalen je als melder eventueel ook al gecontacteerd hebt over de inbreuk. Op die manier kan voorkomen worden dat op een gelijktijdig moment eenzelfde melding meermaals behandeld wordt (single-audit-principe).

Bij een gelijktijdige melding kan het bestuur contact opnemen met Audit Vlaanderen ter afstemming.

Ook Audit Vlaanderen zal bij de ontvangst van externe meldingen steeds nagaan of het single-audit-principe wordt gerespecteerd.

Anoniem melden kan, maar heeft wel tot gevolg:

• dat je als melder geen ontvangstmelding krijgt
• dat er bij jou geen bijkomende info kan opgevraagd worden.

Stap 2 - Behandeling van de melding

De kwaliteits- en risicomanager onderzoekt je melding en geeft er een gevolg aan. Dit betekent dat de juistheid van je informatie wordt nagegaan, eventueel door elke nuttige persoon in het dossier te horen. Hij kan ook bijkomende informatie opvragen aan jou als melder, tenzij het over een anonieme melding gaat.  
Bijlage 3 wordt als leidraad gebruikt voor de behandeling van meldingen.

Bij de behandeling van je melding neemt de kwaliteits- en risicomanager steeds een strikte neutraliteit in acht. Een belangrijk aandachtspunt is dat de melding in geen geval behandeld wordt door een persoon die betrokken is of was bij de feiten waarop de melding betrekking heeft.

Na het onderzoek worden de gepaste maatregelen voorgesteld aan de algemeen directeur bij een vermoeden dat het een inbreuk betreft.

Stap 3 - Feedback aan de melder

De algemeen directeur geeft binnen de 3 maanden feedback aan jou als melder over de gepaste maatregelen die hij/zij uitgevoerd of gepland heeft, en de redenen hiervoor.

De termijn van 3 maanden wordt als volgt berekend:

• ofwel gaat het over een termijn van 3 maanden te rekenen vanaf de dag waarop het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd.
• ofwel, als er geen ontvangstmelding werd verstuurd, gaat het over een termijn van 3 maanden nadat de periode van 7 dagen nadat je melding is gedaan, verstreken is.

Er mag geen informatie worden vrijgegeven die afbreuk doet aan het intern onderzoek of die het onderzoek of de rechten van de betrokken persoon schaadt. 
De betrokken persoon is de natuurlijke persoon of overheidsinstantie die de melder aanduidt als de persoon aan wie de inbreuk wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht.

Bij anonieme melding kan er geen feedback bezorgd worden aan de melder. 

• Meer weten? Lees meer over de klokkenluiderregeling voor lokale besturen.